Одна из составляющих успешного бизнеса — это единое телекоммуникационное пространство для всего предприятия. Отделы, офисы, удаленные сотрудники — все это должно взаимодействовать между собой посредством телефонной связи, которая в свою очередь должна быть качественной, функциональной и выгодной в финансовом плане. Чтобы снизить затраты и время на внедрение телефонии в компанию, а также осуществлять контроль за работой большого штата сотрудников, повышая их эффективность и мотивацию, все чаще прибегают к облачным технологиям. Что представляет собой такое решение и как правильно выбрать оператора облачной АТС для бизнеса рассмотрим в данной статье.

Выбор Виртуальной Телефонии

Что такое виртуальная АТС или облачная телефония для бизнеса

Виртуальная АТС – это услуга, с помощью которой можно эффективно и малозатратно организовать корпоративную офисную связь. По сути облачная телефония, как ее часто называют, представляет собой АТС, сервер которой физически находится на стороне провайдера, а связь с пользователями осуществляется с помощью интернета. Отсутствие проводов, специального дорогостоящего оборудования, отдельных помещений для станции делают виртуальную АТС одним из наиболее комфортных, бюджетных и эффективных решений для бизнеса. Рассмотрим более детально, что представляет собой данная услуга и чем она отличается от других схем организации телефонии на предприятии.

Какие задачи решает облачная АТС

Виртуальная АТС предлагает очень широкие возможности для ведения бизнеса. Используя данное решение можно существенно расширить потенциал компании, сократить расходы на связь, сэкономить рабочее время сотрудников и увеличить прирост клиентов. Остановимся более подробно на тех функциях, которые выполняет ВАТС в процессе работы, и рассмотрим на примерах, какие возникшие задачи она может решить.

Сложная коммуникация

Рано или поздно многие компании сталкиваются с проблемами коммуникации между своими сотрудниками и клиентами.

К примеру, общение между офисами в различных городах или между удаленными работниками проблематично из-за стоимости связи. Звонки удаленных сотрудников на сотовые телефоны с офисных будут «влетать в копейку». Решение данной проблемы – добавочные внутренние номера, представляющие собой код, присваивающийся как отдельной телефонной линии, так и целому подразделению. Такие номера не привязаны физически к какому-то местоположению, благодаря чему сотрудники могут свободно общаться между собой, находясь в разных точках города, или даже в офисах в других городах или странах. Помимо этого общение между сотрудниками внутри корпоративной сети будет бесплатным.

Еще один плюс коротких номеров для коммуникации между сотрудниками — их проще запомнить, чем хранить в памяти сотовые или городские офисные телефоны.

Настройка алгоритма приема вызовов позволит правильно организовать сценарий распределения звонков. Это очень удобно как для клиентов, которые в таком случае дождутся ответа оператора, так и для сотрудников компании — нагрузка распределится между ними равномерно.

Часто проблемы коммуникации с клиентами возникают из-за работников, поэтому запись разговоров позволит отслеживать и координировать работу менеджеров, что повысит эффективность обслуживания.

Коммуникация Между Сотрудниками

Расширение бизнеса

При расширении бизнеса, подразумевающем открытие новых филиалов, офисов компании в своем или другом регионе, а возможно и за границей, предприятие может столкнуться с рядом проблем: организация и покупка нового оборудования для IP-телефонии, перемещение устройств на новое место при переезде, плата за услуги телекоммуникации за рубежом, звонки по междугородним тарифам. Справиться с этими проблемами поможет виртуальная АТС. Используя ее, не нужно протягивать кабеля, перевозить существующее или закупать новое оборудование. С облачной АТС достаточно подключить к новым IP-телефонам или софтфонам уже имеющиеся виртуальные номера компании. И более того, для выхода на рынки других городов может и не понадобиться открытие офисов в них. Для этого потребуется лишь подключить номер нужного региона, что повысит лояльность и доверие местных клиентов. При этом стоимость разговоров внутри корпоративной сети бесплатная и не имеет географической привязки.

Увеличение количества звонков

По мере роста бизнеса возрастает и количество телефонных обращений. В какой-то момент, персоналу станет проблематично обрабатывать значительное число звонков или число телефонов компании попросту не сможет принять большой объем вызовов. В связи с чем зачастую наблюдается отток клиентов, не желающих слушать бесконечные гудки или сигнал «занято» в трубке. Благодаря IP-телефонии и многоканальным номерам можно принимать и 10, и 100 звонков одновременно, а грамотно настроенная очередь приема вызовов моментально перенаправит клиента к первому свободному сотруднику. И даже когда он находится не на рабочем месте, все поступающие к нему звонки можно направить на его мобильный телефон при помощи переадресации. Таким образом каждый звонок будет услышан и обработан, что позволит удержать существующих и привлечь к себе новых клиентов.

Жесткая конкуренция

Конкуренция

Ведение бизнеса всегда влечет за собой жесткую борьбу за клиентов. Всем им нужно уделить должное внимание и максимально качественное обслуживание, то есть построить идеальные взаимоотношения.

При большом количестве клиентов сбор и обработка данных, их хранение и взаимодействие с ними превращается в самую настоящую проблему. Тяжело в таких ситуациях понять обращался ли клиент в компанию ранее, а если обращался, то по какому вопросу, на сколько готов к покупке и т.д. На поиск такой информации может уйти масса времени, что возможно обернется потерей клиента. Поэтому компании стараются автоматизировать данный процесс и все чаще прибегают к использованию виртуальной АТС в связке с CRM-системами. Благодаря такому тандему становится возможным:

  • запись и хранение звонков в привязке к конкретному клиенту;
  • развернутая аналитика и статистика разговоров;
  • просмотр всплывающей карточки клиента при звонке;
  • присоединение к карточкам клиентов записей всех предыдущих разговоров;
  • совершение звонков непосредственно из системы;
  • учет всех контактов в хронологическом порядке.

Следовательно, вся собранная во время звонка и других действий клиента информация автоматически сохраняется в базе данных, и при следующем обращении его карточка уже будет высвечиваться сотруднику. В ней будут описаны вопросы, с которыми до этого обращался клиент, что позволит вести разговор в нужном ключе. Помимо этого, руководитель в онлайн-режиме может мониторить звонки прямо из системы, что сделает работу менеджеров более эффективной, а значит снизит отток клиентов.

Защита Данных

Очень важно обеспечить и безопасность данных о своих клиентах при подключении виртуальной АТС. Для этого существуют следующие возможности:

  • использование политики усложненных паролей;
  • разрешение на совершение исходящих звонков только зарегистрированным пользователям;
  • блокировка доступа после нескольких неудачных попыток входа;
  • ограничение доступных направлений звонков;
  • шифрование телефонных разговоров;
  • разграничение прав доступа и создание профилей пользователей.

Также, одним из способов привлечения клиентов является использование федеральных номеров, звонки на которые бесплатны. А если этот номер будет легко запоминаться, так называемый «красивый», то это в какой-то степени повысит рейтинг компании в глазах потенциальных покупателей.

Отсутствие роста продаж

Если в компании по неизвестным причинам отсутствует рост продаж или замечено их снижение, то возможности облачной АТС помогут справиться с такой проблемой. Контроль работы сотрудников, анализ их взаимодействия с клиентами — это вполне осуществимо посредством ВАТС. Для этого имеются ранее упомянутые функции записи и хранения звонков и разговоров, а также ведение статистических данных. Детальная аналитика звонков, развернутая статистика разговоров, прослушивание звонков в реальном времени позволит судить об эффективности каждого сотрудника и мотивировать их на увеличение объема продаж. Таким образом можно отследить сколько было пропущено звонков, сколько времени продолжался разговор, как долго клиент ждал на линии. Благодаря этому возможно в значительной степени снизить отток клиентов, тем самым повысить рост продаж в компании.

Высокие расходы на рекламу

Отслеживание Звонков

Реклама — двигатель торговли. Все об этом знают, вкладывают средства, иногда с большим количеством нолей, и «двигатель» работает кое-как. То есть неизвестно, какие рекламные источники приносят больше всего звонков, а какие вообще неэффективны, куда нужно направить средства, а где стоит ограничить бюджет. Благодаря возможностям виртуальной АТС, а именно call-tracking, это легко исправить. Использование данной услуги позволяет отследить по какой конкретной офлайн или онлайн рекламе поступил входящий звонок, узнать по какому поисковому запросу клиент попал на страницу с номером телефона, а также предоставляет детальную статистику по количеству звонков с каждого рекламного канала. Следовательно, call-tracking позволяет правильно и эффективно организовать маркетинговую стратегию.

Частые поездки или невозможность находиться в офисе

Бывает, что сотрудники компании вынуждены часто выезжать в длительные командировки или отлучаться с рабочего места. Эффективность продаж в эти моменты заметно падает. Такая же ситуация наблюдается и в сезон отпусков, когда большинство работников отсутствует в офисе. Такую проблему тоже можно исправить при помощи внедрения облачной АТС. Мощным инструментом в этом случае будет услуга FMC, с помощью которой можно объединить мобильные и офисные телефоны в общую сеть. Единственное, что потребуется в случае отсутствия человека в офисе – это наличие интернет соединения, при условии использования софтфона, или покрытие сотового оператора. Благодаря такому функционалу, входящий корпоративный или клиентский звонок будет моментально переадресован на мобильный или любой другой контактный телефон сотрудника, где бы он не находился.

Помимо этого, виртуальная АТС предоставляет возможность совершения видеозвонков и проведения онлайн-конференций, что позволит любому сотруднику участвовать в запланированном совещании, если даже его физически нет на рабочем месте.

Затрата времени на ненужные звонки и частые вопросы

Нецелевые, нежелательные звонки отнимают значительную часть времени, которое можно было бы с пользой потратить на реальных покупателей. Для того, чтобы этого избежать виртуальная АТС предлагает несколько функций.

Отсечь ненужные звонки и откровенный спам поможет «Черный список», благодаря которому нежелательные клиенты будут заблокированы, и в следующий раз при попытке дозвониться услышат лишь короткие гудки в трубке телефона. Для таких клиентов номер будет постоянно занят.

Нежелательный Звонок

Помимо отсеивания ненужных, облачная АТС помогает выделять приоритетных клиентов. В этих целях можно применить правильно организованную очередь звонков. К примеру, звонки могут настраиваться согласно квалификации сотрудников: от менее опытного к более опытному, или наоборот, в зависимости от целей. Также можно отрегулировать алгоритм распределения звонков таким образом, чтобы автоматически перенаправлять клиентов к тому оператору, к которому он уже обращался со своим вопросом. Это позволит снизить затраты времени на объяснение одной и той же проблемы разным специалистам.

Ответы на часто задаваемые вопросы клиентов можно дать при помощи IVR-меню или автоинформатора, что существенно сэкономит время сотрудников. К примеру, грамотно настроенные сервисы, могут в автоматическом режиме рассказать где находиться офис, как до него добраться, время его работы, дать какую-то информацию о продукции компании и ответить на многие другие вопросы, не отнимая время у без того занятых операторов.

Преимущества использования виртуальной АТС

Виртуальная АТС обладает множеством преимуществ, как перед обычными аналоговыми телефонами, так и перед офисной мини АТС, и даже перед мобильными операторами. Рассмотрим более детально чем же так выделяется облачная АТС на фоне других решений.

Значительная экономия времени и средств

Внедрение облачных технологий позволит существенно сэкономить бюджетные средства компании. Подключая виртуальную АТС на предприятии, не требуется поиск и закупка дорогостоящего оборудования, прокладка кабелей. Такое решение позволит исключить расходы на подключение, настройку и дальнейшее техническое обслуживание системы. Помимо денежных средств в значительной степени экономится время, нехватка которого всегда остро сказывается на росте продаж.

Не требуется наличие специальных знаний

Виртуальная АТС очень легкая в подключении. Для управления такой системой совсем не нужно быть опытным специалистом или обладать какими-либо особыми знаниями. Осуществлять настройку АТС под конкретные нужды компании и управлять ею сможет любой сотрудник посредством простого и понятного интерфейса.

Взаимодействие с большим количеством программ

Одним из немаловажных преимуществ облачной АТС является возможность интеграции с CRM и ERP системами, что позволит повысить эффективность менеджеров и тем самым увеличит продажи. Для удобства пользователей, виртуальную АТС можно интегрировать с 1С и другими программами, а также использовать ее для объединения с различными мессенджерами: WhatsApp, Telegram и других.

Подойдет для любого типа деятельности

Колл Центр

Облачные решения подойдут для различных типов бизнеса: интернет-магазинов, служб такси, сервисных предприятий, в сфере обслуживания и других видах деятельности. К примеру, при вызове такси, не особо хочется слушать в трубке бесконечные гудки и постоянно перезванивать в ожидании соединения. Это в большинстве случаев отпугнет клиентов и сподвигнет их обратиться к конкурентам. Та же ситуация будет наблюдаться и в интернет-магазинах, где от организованности принятия и обработки входящих вызовов покупателей напрямую зависит рост бизнеса. И каждый потерянный звонок – это потерянный клиент, а значит и упущенная прибыль.

Быстрый старт

Подключиться к виртуальной АТС очень просто и сделать это можно буквально в течение нескольких минут. Для этого не нужно куда-то ехать, а достаточно зарегистрироваться на сайте провайдера, авторизоваться в личном кабинете и произвести необходимую настройку сети, сделать которую можно самостоятельно, следуя предлагаемым инструкциям. После этого можно сразу же начинать пользоваться всеми преимуществами облачной телефонии.

Как сделать правильный выбор

В настоящее время виртуальная АТС набирает все больше оборотов и многие фирмы, организации развивают свой бизнес благодаря ей. А как известно, спрос порождает предложение, а потому на рынке облачных технологий появляется все больше поставщиков услуг, предлагающих потребителю готовые решения. Поэтому крайне важно проанализировать и определить те функции, которые будут необходимы именно для вашей компании. Далее проведем небольшой обзор пяти популярных провайдеров, предлагающих такую услугу по России.

Mango Office

Провайдер Манго Офис

Облачная АТС от одного из лидеров рынка бизнес-коммуникаций Манго Телекомa, предлагающая большой выбор услуг, включающих переадресацию, голосовое меню, голосовую почту, видеоконференции и другие. Такое решение будет выгодно для крупных предприятий, так как с помощью центра обработки вызовов можно легко организовать колл-центр.

Стоимость использования такой АТС обойдется от 685 до 7310 р. в месяц, в зависимости от количества подключаемых функций. Компания предлагает городские номера 55 регионов России. Звонки на мобильные по стране будут стоить от 1,75 до 2,12 р., на фиксированные — 0,45 р. в минуту.

UIS

Виртуальная АТС от компании UIS – одного из первых крупных операторов связи в России – предлагает готовые решения с абонплатой от 590 до 2390 р. в месяц. Стоимость минуты разговора при этом будет составлять от 0,45 р., а входящие вызовы на 8-800 с мобильных – от 2,90 р., с городских — от 0,92 р. в минуту. Компания предоставляет в пользование многоканальные номера с кодами 70 регионов страны, стоимость минуты разговора по которым составит от 1,42 до 2,09 р. в минуту при звонке с мобильного или стационарного номера. Международные звонки будут актуальны для тех компаний, сотрудники которых часто ездят в зарубежные командировки. Так, например, звонки в наиболее популярные европейские страны, такие как Франция, Италия, Испания, а также в Великобританию на фиксированные номера будут составлять от 1,80 р., на сотовые — от 5,9 р. в минуту.

Оператор предлагает стандартный набор инструментов и услуг: call-tracking, виджеты для сайтов, переадресация, различные категории номеров и т.д.

1ATS

Провайдер 1ATS

Виртуальная АТС от 1ATS – молодого, но надежного и перспективного оператора в России — предлагает своим клиентам современный функционал по доступным ценам в 85 регионах страны. При чем стандартный набор функций предоставляется бесплатно. Этот активно развивающийся оператор был включен в обзор не случайно. Предлагаемый сервис приятно удивил отсутствием формальностей при подключении и простотой настройки. Начать тестирование услуги удалось за две минуты, в отличие от других операторов, с которыми пришлось предварительно созваниваться.

1ATS предлагает выгодные тарифы на номера и звонки. Прямые городские номера Москвы и Санкт-Петербурга используются без абонплаты, других городов — 250 р. в месяц, а многоканальность позволит принимать до 30 звонков одновременно. Также очень удобные для клиентов номера с кодом 8-800, за разговор по которым они не платят, а компании это обойдется от 2,40 р. за минуту. Звонки на мобильные телефоны по стране составляют от 1,5 до 1,8 р. в минуту, а на стационарные — от 0,44 р. Стоимость международных звонков для сотрудников компании отличается в зависимости от страны, в которой находится работник. К примеру, позвонить во Францию, Италию, Великобританию будет стоить от 1,85 до 2,05 р. в минуту на стационарные, и от 6,53 р. — на мобильные.

Сотрудничество с данным провайдером дает все самые необходимые функции виртуальной АТС для индивидуальных предпринимателей, стартапов, малых предприятий: call-tracking, факс, автоответчик, IVR меню, FMC, бесплатные звонки внутри компании, разные варианты переадресации, автообзвон клиентов.

Стоимость использования облачной АТС данного оператора самая доступная на рынке и составляет от 200 р. в месяц, эти деньги вы тратите на звонки.

YouMagic

Провайдер You Magic

Еще одно готовое решение от оператора связи YouMagic. Как и все провайдеры предлагает подключение прямых городских номеров в любом регионе России, стоимость подключения которых составит 990 р. в месяц, с последующей абонплатой от 150 р. ежемесячно. Также можно подключить номера с федеральным кодом 8-800. Но за это придется заплатить уже большую цену. Плата за звонки на мобильные номера по России – 1,9 р. в минуту, на стационарные — 0,77 р. Международные звонки тарифицируются в зависимости от страны пребывания. Украина обойдется в 16,88 р. в минуту, Беларусь – 48,47. В стандартный пакет также входит IVR меню, голосовая почта, переадресация вызовов и другие функции виртуальной АТС. Стоимость его составит от 299 р. в месяц. Существует также ряд дополнительных услуг: callback, запись разговоров, подключение SIM-карт, за пользование которыми предусмотрена отдельная плата.

NeoPhone

NeoPhone – продукт компании NeoCommunications, предоставляющий услуги на базе собственного дата-центра. Стандартные функции облачной АТС предоставляются бесплатно. Абонентская плата составляет от 595 до 2090 р., включая простые номера с кодом 495. Дополнительные услуги, такие как добавление внутренних номеров, интеграция с различным программным обеспечением, подключение SIM-карт предоставляются за отдельную плату. Звонки на мобильные номера по России составляют от 1,90 до 2,10 р. в минуту в зависимости от тарифного плана.

Не откладывать на завтра то, что нужно было сделать вчера

Рассмотрев основные функции и возможности виртуальной АТС, а также оценив преимущества облачных решений предлагаемые пятью операторами различного масштаба в этой области, можно более или менее прояснить картину происходящего и сделать осознанный выбор для нужд своей компании. Но при этом следует знать, что существует еще множество нюансов, позволяющих в значительной степени упростить ведение бизнеса и работу с клиентами, что существенно увеличит объем продаж. Для того, чтобы почувствовать все преимущества виртуальной АТС, нужно воспользоваться ею. Вполне возможно, что конкуренты уже собирают плоды современных телекоммуникационных технологий. Поэтому не следует откладывать внедрение облачных решений, и уже сегодня начать сотрудничать с наиболее подходящим для вашего бизнеса оператором.

Создавайте свой дизайн сейчас

Приступите к разработке своего фирменного стиля прямо сейчас. Введите название своей компании — и всего через минуту логотип будет у вас! Попробуйте сами! Нет ничего проще!

Хотя бы 3 символов в длину.